Inventario farmacéutico con el software COSYS
La auditoría de inventario anual en farmacias representa un desafío considerable en términos de tiempo y logística. Entendemos que esta tarea suele ser percibida como ardua por el personal. No obstante, dada su obligatoriedad legal y la meticulosidad requerida, COSYS le brinda un soporte óptimo a través de su potente software de inventario. Esta solución ha sido diseñada para que su proceso de inventario sea eficiente, estructurado y transparente.
Nuestro software incluye una aplicación de inventario flexible, adaptable a cualquier plataforma y ubicación, lo que garantiza una captura de datos precisa directamente en el punto de recuento. Asimismo, su integración fluida con un sistema de backend permite una gestión de datos completa y organizada. Gracias a nuestra vasta experiencia en captura de datos móvil en diversos sectores, le asistimos en la prevención de errores e ineficiencias comunes observadas en auditorías previas realizadas por el personal de farmacia.
Las farmacias deben acatar no solo las normativas fiscales, sino también las regulaciones farmacéuticas. Esto implica, por ejemplo, la obligación de mantener una documentación exhaustiva de estupefacientes, medicamentos de prescripción y preparados especiales. Un inventario de farmacia correcto es crucial para registrar de manera integral el stock de medicamentos esenciales, garantizando así el suministro ininterrumpido a pacientes con necesidades urgentes. Por ello, las farmacias gestionan diversas categorías de existencias, incluyendo medicamentos con receta, productos de venta libre y preparaciones magistrales (como fórmulas), que deben ser contabilizados por separado.
Ya sea un inventario anual o un inventario de traspaso, nuestro software de gestión de inventario permite una toma de inventario rápida y eficaz, sin necesidad de interrumpir la operación diaria de su negocio. La aplicación de inventario es intuitiva y le permite prescindir de costosas y complejas asistencias externas. En su lugar, puede asignar esta tarea a su propio personal sin complicaciones. COSYS le ofrece un servicio integral, abarcando desde la planificación conjunta y la configuración del software, hasta la ejecución del inventario y el seguimiento post-auditoría para la optimización de sus procesos. De este modo, sus operaciones cotidianas se mantienen fluidas durante todo el periodo de inventario.
Marco modular con flexibilidad para la configuración.
Alertas de errores en caso de discrepancias.
Registro de estado con comentarios en cada escaneo.
Diversas interfaces en el backend de COSYS.
Importación de datos maestros de artículos y exportación de datos de inventario registrados.
Administración y análisis de datos de inventario en COSYS WebDesk (Cloud Backend).
Funcionalidades variadas de la aplicación de inventario (multiarrendamiento, recuento de cantidad 1, búsqueda de texto completo de artículos, recuento de artículos con números de lote y serie obligatorios).
Captura de datos de inventario (Securpharm, GS128, Código Datamatrix, número PZN, ubicación de recuento, cantidad y más) mediante escaneo de códigos de barras y almacenamiento en listas de inventario editables.
Gestión de usuarios y permisos en todos los dispositivos.
Funciones completas de análisis y generación de informes.
Adaptable y integrable en sistemas ERP existentes.
Reducción de costes de personal y papel.
Implementación rápida del software gracias a una interfaz web y de aplicación intuitiva.
La aplicación es compatible con la mayoría de los dispositivos y operable a nivel mundial, independientemente de la conexión de red.
Potente reconocimiento de códigos de barras, que previene errores de registro.
Componentes de la Aplicación de Inventario
La aplicación de inventario COSYS es de uso flexible y puede ser utilizada tanto en Terminales Móviles de Captura de Datos existentes como en smartphones propios o privados, compatibles con sistemas operativos Android e iOS. La cámara del smartphone facilita la captura de artículos mediante el escaneo de códigos de barras, lo que agiliza y eficientiza el inventario sin necesidad de adquirir hardware adicional. Los datos registrados son transferidos a un sistema basado en la nube que funciona como plataforma central de gestión. En este sistema, los datos de inventario pueden ser almacenados, verificados y analizados, para luego integrarse fácilmente en el sistema de gestión de mercancías o ERP. Además, existe la opción de importar datos maestros de artículos a la solución en la nube. Para la exportación de datos, se dispone de diversos formatos como PDF, XML, CSV, TXT y Excel.
COSYS WebDesk con Evaluaciones para su Auditoría de Inventario de Farmacia
COSYS WebDesk funciona como una plataforma central para la gestión de inventario, datos maestros y el análisis de la información. Esta herramienta de fácil uso mejora la eficiencia del proceso de inventario y contribuye a una optimización de inventario a largo plazo. Permite tanto la edición de datos maestros importados como la exportación de datos de inventario.
Mediante el análisis de datos de proceso, usted puede evaluar sus datos de inventario capturados según criterios específicos. Esto facilita la detección temprana de posibles errores o problemas y su resolución dirigida. Los datos registrados desde la aplicación de inventario COSYS se transmiten a WebDesk, donde son procesados y evaluados. El dashboard integrado ofrece una visualización clara de los datos con gráficos e indicadores personalizables. Por ejemplo, puede ver de un vistazo cuántas ubicaciones de recuento están aún abiertas o seguir el progreso del inventario. Los inventarios actuales se muestran en formato de tabla, lo que permite visualizar claramente detalles importantes como sucursales, dispositivos y posiciones de inventario. Además, se pueden evaluar métricas cuantitativas como la cantidad registrada por contador o el valor total por grupo de mercancías. La duración del inventario por sucursal en días también se puede analizar detalladamente. Particularidades como artículos no identificados, números capicúa o diferencias pueden analizarse fácilmente en WebDesk.
El análisis de datos de proceso permite una evaluación automática de todos los datos de inventario y garantiza una supervisión continua de todo el proceso de inventario. De esta manera, se pueden identificar y abordar proactivamente posibles problemas. Al mismo tiempo, todos los datos relevantes están disponibles en todo momento para la auditoría interna y las auditorías externas. Las funciones en WebDesk son flexibles y se pueden adaptar a sus requisitos individuales según sus necesidades.
Escáneres de inventario para farmacias: ¿alquiler o compra?
Con COSYS, tiene total flexibilidad: puede tanto alquilar como comprar escáneres de inventario. El alquiler rentable merece la pena sobre todo si sólo necesita hardware adicional una vez al año. COSYS le ofrece un amplio parque de alquiler con más de 4000 dispositivos en perfecto estado. Si está completamente satisfecho con los dispositivos alquilados, tiene la opción de comprarlos a COSYS en cualquier momento. Incluso si necesita hardware adicional para la captura móvil de datos a largo plazo, le ofrecemos opciones de compra adecuadas. Se beneficiará de unos costes de inversión comparativamente bajos. La razón de ello es nuestra amplia gama de dispositivos usados, que están como nuevos. Además, COSYS garantiza la correcta puesta en servicio del hardware. Antes del inventario, los dispositivos se limpian a fondo, se revisan y se equipan con el software más reciente. Si un dispositivo se daña durante el inventario, COSYS le ofrece un servicio de reparación fiable. En caso necesario, recibirá un dispositivo de sustitución en breve plazo para que su inventario pueda continuar sin demora.
PREGUNTAS FRECUENTES
COSYS Inventory App es una aplicación móvil para realizar inventarios de forma rápida y eficaz en farmacias, entre otros lugares. Ayuda a cumplir la normativa legal, registrar con precisión los niveles de existencias y evitar pérdidas económicas por falta de existencias.
Sí, los datos de inventario pueden exportarse en varios formatos e importarse directamente al sistema de gestión de inventario de la farmacia.
El WebDesk puede utilizarse para crear informes detallados que muestren, entre otras cosas, las tendencias de las existencias, las diferencias y las necesidades de reordenación.
Sí, la aplicación permite registrar los números de lote y las fechas de caducidad para garantizar que no queden existencias de medicamentos caducados. Esto significa, por ejemplo, que también se puede registrar sin problemas un código securpharm (código de matriz de datos individual que contiene el código del producto, el número de serie/lote y la fecha de caducidad de un medicamento con receta)
La aplicación funciona tanto en línea como sin conexión. Los datos pueden registrarse sin conexión y sincronizarse posteriormente, lo que resulta especialmente útil para las farmacias con una conexión de red limitada.
La aplicación admite códigos de barras comunes, como los códigos PZN (Número Central de Farmacia), códigos EAN y otras marcas habituales en el sector farmacéutico.
La aplicación de inventario COSYS y el WebDesk asociado están diseñados para ser especialmente fáciles de usar. Con una preparación adecuada por parte del cliente, rara vez se producen problemas que puedan afectar al día a día de la empresa. También ofrecemos potentes dispositivos que pueden utilizarse para gestionar los procesos de recuento de forma rápida y eficaz.
COSYS le proporciona un control total sobre su proceso de inventario. De este modo, ahorrará los costes que de otro modo le supondría recurrir a proveedores de servicios externos. Al mismo tiempo, evita gastos adicionales, ya que su propio personal puede realizar el inventario sin interrumpir las operaciones comerciales.
Póngase en contacto con nosotros y le asesoraremos individualmente.
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