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Inventario de Librerías con Software COSYS


Inventario Librerías Software Hardware Solución de Software COSYS Captura de Datos Móvil Terminales de Mano Lector de Códigos de Barras

Gracias a nuestra vasta experiencia y especialización en la captura de datos móvil, apoyamos a las librerías a reducir significativamente el esfuerzo de su proceso de inventario. No importa si realiza el inventario en una única sucursal o en múltiples ubicaciones, nuestra solución de software le brindará un soporte fiable. Asegura un flujo de trabajo notablemente más sencillo y una máxima eficiencia en todo el proceso de inventario.

Los libros pueden perder valor, dañarse o quedar obsoletos. El inventario de existencias permite registrar este tipo de productos y, si es necesario, realizar las amortizaciones correspondientes. Mediante la toma de inventario, se garantiza la disponibilidad de títulos populares, evitando al mismo tiempo costes de almacenamiento innecesarios para libros con baja rotación. Un inventario preciso también facilita la planificación de pedidos y constituye la base para estrategias de venta dirigidas a aumentar los ingresos y hacer que el surtido sea más atractivo. Además, permite detectar a tiempo mermas o robos y tomar contramedidas.


El inventario anual en librerías y editoriales es una tarea esencial, pero a menudo también consume mucho tiempo y presenta desafíos. Además de la propia toma física de existencias, un inventario requiere una organización precisa para evitar errores y no sobrecargar innecesariamente la operación diaria. Si el inventario se realiza de forma errónea o incompleta, puede conllevar pérdidas financieras y dificultar innecesariamente la visión general del surtido. No obstante, es un requisito legal y desempeña un papel central para una gestión de almacén precisa y una fluida operativa comercial.

Con el potente Software de Inventario de COSYS, optimizará su proceso de inventario completo: de forma eficiente, estructurada y sin errores. Nuestra aplicación de inventario flexible y multiplataforma permite una captura precisa de todas las existencias, desde libros hasta artículos no librarios y existencias de almacén. Gracias a la conexión fluida con su sistema de gestión de almacén (SGA) o ERP, todos los datos capturados se procesan en tiempo real y se muestran de forma clara. Así, usted mantiene en todo momento una visión completa de sus existencias, evita duplicidades en la captura de datos y minimiza los errores.



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Funciones del Software COSYS para el Inventario en Librerías

  1. Captura de datos de inventario (ISBN, ubicación de recuento, cantidad, precio de venta al público, IVA...) mediante escaneo de códigos de barras y almacenamiento en listas de inventario editables.

  2. Importación de datos maestros de artículos y exportación de datos de inventario capturados.

  3. Diversas funciones de la aplicación de inventario (multicliente, recuento por unidad 1, búsqueda de texto completo de artículos, registro de artículos con número de lote y número de serie).

  4. Mensajes de error en caso de desviaciones.

  5. Gestión y evaluación de datos de inventario en el COSYS WebDesk (backend en la nube).

  6. Creación inmediata de informes y evaluaciones de inventario.

Ventajas del Software COSYS para el Inventario en Librerías

  1. Ahorro de costes de personal y papel, para no interrumpir la operación diaria incluso durante el inventario.

  2. Área de administración protegida por contraseña con opciones de configuración adicionales.

  3. Funciones exhaustivas de análisis y generación de informes.

  4. Implementación rápida del software, posible gracias a una interfaz web y de aplicación fácil de usar.

  5. La aplicación es compatible con la mayoría de los dispositivos y se puede utilizar en cualquier parte del mundo independientemente de la conexión a la red.

  6. Potente reconocimiento de códigos de barras y, por lo tanto, prevención de errores de registro.


Componentes de la Aplicación de Inventario para Librerías


La aplicación de inventario de COSYS puede utilizarse tanto con Terminales Móviles de captura de datos existentes como con smartphones propios o privados con Android e iOS. Con la cámara del smartphone, los artículos pueden capturarse fácilmente mediante código de barras, lo que permite una toma de inventario rápida. Posteriormente, los datos recopilados se transfieren a un sistema basado en la nube que sirve como plataforma de gestión central. Aquí se pueden almacenar, verificar y evaluar los datos de inventario antes de integrarlos sin problemas en el sistema de gestión de almacén (SGA) o ERP. Además, existe la opción de importar datos maestros de artículos existentes a la solución en la nube. Para la exportación de datos, se pueden elegir varios formatos como PDF, XML, CSV, TXT y Excel.





Inventur App Android

Recuento de Inventario


El usuario escanea la ubicación de recuento y el número de artículo e introduce la cantidad manualmente. La aplicación verifica automáticamente si los datos escaneados coinciden con los datos maestros previamente almacenados. Los códigos de barras pueden escanearse fácilmente con los escáneres de códigos de barras integrados de Terminales Móviles de captura de datos o las cámaras de los smartphones. Alternativamente, las ubicaciones de recuento y los artículos pueden introducirse manualmente o utilizarse la búsqueda de texto completo de artículos. Después de capturar un artículo, este se muestra junto con todas las demás posiciones en una pequeña lista de inventario debajo de la máscara de captura.




Inventur App Android

Lista de Artículos


Todos los artículos capturados se almacenan en una lista clara dentro de la aplicación COSYS y se pueden consultar en cualquier momento. Para cada artículo individual, se dispone de información detallada como la ubicación de recuento, la cantidad capturada, la descripción del artículo y el precio. Las entradas incorrectas o registradas accidentalmente pueden eliminarse fácilmente de la lista.




Inventur App Android

Lista de Ubicaciones de Recuento


Los artículos registrados dentro de una ubicación de recuento pueden consultarse desde la aplicación a través de la lista de ubicaciones de recuento. Esto le permite mantener siempre un seguimiento de qué artículos están asignados a qué ubicación de recuento. Además, los detalles como las cantidades y los precios registrados se pueden consultar cómodamente.




Inventur App Android

Consulta de Artículos


Para que la información de un artículo pueda mostrarse, primero es necesario escanear el código de barras. Los datos del artículo correspondientes se transfieren como datos maestros a la aplicación COSYS antes del inicio del inventario. Esto garantiza una identificación fiable de los artículos escaneados.




Inventur App Android

Registro de Cantidad 1


Para hacer el proceso de inventario más eficiente, la captura de artículos puede realizarse con la opción: Cantidad siempre 1. Si se activa esta casilla de verificación en la máscara de entrada, el recuento de cantidad se realiza automáticamente: cada artículo escaneado se registra directamente con la cantidad 1. Al final, los artículos idénticos se agrupan. Este método facilita la captura precisa mediante el escáner de códigos de barras y reduce los errores de entrada y las omisiones. Esta función se aplica especialmente en el comercio minorista, ya que allí se pueden registrar diferentes versiones de un artículo dentro de un área de recuento.




Inventur App Android

Corrección de Inventario


Si surgen inconsistencias durante la captura de inventario, pueden corregirse directamente en la aplicación. A través de la función de corrección de inventario, las cantidades capturadas incorrectamente pueden ajustarse fácilmente. Para ello, seleccione la ubicación de recuento y el artículo correspondientes e introduzca la cantidad correcta. Si es necesario, también se puede añadir un comentario de texto libre para explicar la corrección con más detalle.




Inventur App Android

Cierre de Ubicación de Recuento


En la configuración de la aplicación de inventario, puede especificar si las ubicaciones de recuento deben permanecer abiertas o cerrarse. Al cerrar una ubicación de recuento, existe la opción de definir si se permite un recuento posterior o un nuevo recuento y si se requiere una contraseña para volver a entrar.



COSYS WebDesk con Evaluaciones para el Inventario en Librerías


El COSYS WebDesk sirve como plataforma central para la gestión de datos de inventario, datos maestros y datos de análisis. Con esta herramienta intuitiva, los procesos de inventario pueden controlarse de forma eficiente y optimizarse a largo plazo. Aquí se pueden editar los datos maestros importados, así como exportar los datos de inventario capturados para su posterior procesamiento.


Mediante el análisis de datos de proceso integrado, los datos de inventario pueden evaluarse específicamente según ciertos criterios. De este modo, se pueden detectar y corregir a tiempo posibles inconsistencias o errores. Los datos capturados por la aplicación de inventario de COSYS se transfieren al WebDesk y se analizan sistemáticamente allí. El panel de control de inventario ofrece una representación clara de los datos en diagramas e indicadores personalizables. Por ejemplo, se puede visualizar el progreso del inventario o verificar el estado de las áreas de recuento individuales. Además, una tabla proporciona una visión general de la información relevante, como sucursales, dispositivos utilizados o elementos de inventario. Otras opciones de análisis incluyen indicadores clave de rendimiento como la cantidad registrada por usuario, el valor total por grupo de productos o la duración del inventario por ubicación. Además, las características especiales del inventario, como los artículos no asignados, las combinaciones de números inusuales o las listas de diferencias, se pueden evaluar fácilmente.


El análisis automático de todos los datos de inventario garantiza una supervisión continua de todo el proceso de inventario. Esto permite detectar desviaciones o problemas a tiempo y reaccionar en consecuencia. Todos los datos de inventario relevantes se preparan de forma estructurada para que estén siempre disponibles y sean trazables para los controles internos o las auditorías externas. Las funciones del WebDesk son flexibles y se pueden adaptar individualmente a los requisitos operativos de antemano.


Panel de Control (Dashboard)
El panel de control de inventario en el COSYS WebDesk funciona como punto central para la gestión de todos los datos de inventario registrados y actuales. Para una mejor visión general, puede crear gráficos y evaluaciones basadas en diversos procesos de inventario. A través del panel de control, usted tiene la posibilidad de supervisar en tiempo real el estado actual y el progreso general del inventario, incluyendo el número de ubicaciones de recuento ya cerradas. Las ubicaciones de recuento pendientes y el progreso de las áreas de inventario individuales también se muestran de forma clara y estructurada en tablas. Además, los gráficos e indicadores del panel de control pueden adaptarse en cualquier momento a sus necesidades específicas.


Panel de Control (Dashboard)
Informes
En la vista general de todas las posiciones, encontrará un listado completo de todos los resultados del inventario a nivel de artículo. En el COSYS WebDesk, puede crear listas de recuento de inventario y listas de ubicaciones de recuento, que se le proporcionan tanto en formato PDF como Excel.


Informes
Vista General de Estanterías
Para definir áreas de recuento claras dentro de una sucursal para el inventario, se asignan rangos de números temporales a las estanterías. Estos rangos de números facilitan tanto el control posterior de las áreas de recuento como la evaluación posterior. La vista general de estanterías muestra las estanterías y artículos no registrados. Si se produce una interrupción en la secuencia numérica continua, esta se marca en rojo y se muestra con una cantidad de estanterías de 0. En este caso, se revisan las estanterías afectadas para determinar si se pasaron por alto accidentalmente durante el inventario o si realmente no se registraron en el rango numérico de la sucursal.


Vista General de Estanterías
Duración del Inventario por Sucursal en Días
En la evaluación, se examinan tanto la duración de los inventarios en diferentes sucursales como la cantidad de posiciones registradas. Esta información ayuda a analizar si la cantidad de posiciones contadas por día está relacionada con el tamaño de las sucursales o con el cambio en la asignación de personal. Con base en este análisis detallado, se puede contactar a los empleados responsables y, si es necesario, tomar medidas de optimización.


Duración del Inventario por Sucursal en Días
Resumen de sucursales
La vista general de sucursales en el COSYS WebDesk ofrece a los usuarios la posibilidad de registrar y comparar el valor total de cada sucursal de un vistazo. Permite reconocer rápidamente qué sucursal tiene el valor total más alto y si la cantidad de artículos ofrecidos coincide en todas las sucursales. Además, se puede verificar si la sucursal con el valor total más alto también ofrece la mayor selección de artículos diferentes. Al ocultar sucursales individuales, se permite una comparación específica para identificar posibles potenciales de optimización, especialmente si sucursales similares muestran diferencias significativas. Con solo unos pocos clics, el usuario obtiene información valiosa que de otro modo requeriría un esfuerzo considerable para determinar.


Resumen de sucursales
Cantidad por Registrador
Un gráfico de barras permite visualizar las posiciones de inventario registradas por cada registrador. Muestra el rendimiento y la eficiencia de cada registrador. La longitud de las barras indica qué registrador ha registrado la mayor cantidad de posiciones y cómo se distribuye la carga de trabajo entre los miembros del equipo. Estos diagramas proporcionan información importante sobre el método de trabajo de los empleados y ayudan a mejorar el proceso de inventario y, si es necesario, a identificar las necesidades de capacitación.


Cantidad por Registrador
Ubicaciones de Recuento
En la vista general de ubicaciones de recuento, se muestran todas las ubicaciones de recuento del inventario. Esta vista le ofrece información esencial como el número de la ubicación de recuento, el área de inventario asociada y el empleado responsable. Además, para cada ubicación de recuento se muestra un estado que refleja la condición actual, como completada, abierta o defectuosa.


Ubicaciones de Recuento
Vista General de Dispositivos
En la vista general de dispositivos, se registran todos los dispositivos móviles utilizados para el inventario. Aquí puede ver el número de dispositivo, el número de serie y el estado actual de cada dispositivo, lo que le permite tener siempre una buena visión general de su uso.


Vista General de Dispositivos
Vista general de grupos de productos
Para identificar mercancías ineficientes para su clasificación, estas pueden ordenarse en una vista general por grupos de productos y valores definidos. De esta manera, se pueden registrar rápidamente los grupos de productos con la mayor cantidad de artículos diferentes, sus cantidades y el valor total. Al mismo tiempo, se pueden examinar los grupos de productos fuertemente representados para determinar si los altos niveles de existencias indican una fuerte demanda o artículos de baja rotación. Este análisis proporciona información valiosa que le ayuda a tomar decisiones informadas para optimizar su surtido y la gestión de existencias.


Vista general de grupos de productos
Valor total por grupo de productos
El valor total de todos los grupos de productos se representa en un gráfico de barras claramente estructurado que muestra la distribución del valor de la mercancía. Con una función de filtro, puede especificar qué sucursales mostrar estos indicadores y según qué dimensión se visualiza el valor total. Además, el valor total no solo se puede desglosar por grupos de productos, sino también por registrador y sucursal.


Valor total por grupo de productos
Posiciones por Sucursal
En la evaluación, las posiciones registradas por sucursal se muestran en un claro gráfico de barras. Esto permite determinar rápidamente qué sucursal ha registrado la mayor cantidad de posiciones. Además, la evaluación puede utilizarse como indicador de progreso para comparar el progreso de varias sucursales entre sí. Las sucursales se pueden activar y desactivar según sea necesario.


Posiciones por Sucursal
Áreas de inventario
Todas las áreas de inventario y las ubicaciones de recuento asociadas se muestran claramente en formato de tabla. Además, puede ver si se permiten recuentos en las áreas individuales y hasta qué punto ya se han completado. Esta visión general detallada respalda una gestión y un seguimiento eficientes de todo el proceso de inventario.


Áreas de inventario
Estado del inventario
En esta sección, se muestra el estado de su inventario para su verificación. Una vista tabular muestra el progreso del inventario, incluyendo las ubicaciones de recuento completadas y abiertas. Además, se muestran tanto el primer recuento como el segundo recuento junto con su respectivo progreso.


Estado del inventario
Estado del Trabajo
El estado del trabajo proporciona información sobre el progreso de las diversas tareas de inventario. En la vista general, las tareas individuales se muestran junto con su estado y el progreso porcentual. Esta vista le ayuda a monitorear y controlar el proceso de inventario de forma clara y eficiente.


Estado del Trabajo
Ubicaciones de Recuento Abiertas
Las ubicaciones de recuento que aún no se han registrado durante el inventario se consideran abiertas. En el COSYS WebDesk, no solo verá qué ubicaciones de recuento aún están abiertas, sino también si es necesario un segundo recuento.


Ubicaciones de Recuento Abiertas
Artículos de Depósito
Todas las posiciones contadas por día y por sucursal se preparan visualmente en un mapa de calor. Esta representación codificada por colores muestra de un vistazo cuántas posiciones se registraron en qué días y en qué sucursales. Ofrece una visión general clara del rendimiento del inventario de sus sucursales y ayuda a identificar potenciales de optimización. De esta manera, las debilidades y los cuellos de botella se pueden identificar y remediar rápidamente.


Artículos de Depósito
Listas de diferencias
Si se producen desviaciones entre las existencias contadas y las existencias teóricas en su inventario, estas se muestran en el COSYS WebDesk en listas de diferencias. Las listas de diferencias contienen información importante como el número de la ubicación de recuento, el número de artículo, la descripción del artículo, la cantidad contada, la cantidad teórica, la unidad de medida y la cantidad del recuento. Esta vista general es especialmente útil para identificar con precisión las discrepancias y realizar recuentos específicos para garantizar la precisión del inventario.


Listas de diferencias
Posiciones Contadas por Día


Posiciones Contadas por Día
Inventario
En el COSYS WebDesk, todos los inventarios en curso se muestran y gestionan de forma clara en formato de tabla. Usted tiene la posibilidad de rastrear tanto las sucursales involucradas como los Terminales Móviles de captura de datos utilizados. Un doble clic en un inventario seleccionado abre una ventana donde se enumeran las posiciones individuales del inventario. Aquí podrá ver en detalle los artículos registrados, las cantidades y las ubicaciones de recuento.


Inventario
Artículos No Identificados
Los artículos no identificados se muestran en una tabla bien estructurada que contiene toda la información importante, como el registrador, la ubicación de almacenamiento y la cantidad total. Esta representación permite un fácil seguimiento de los artículos no identificados registrados, que pueden transferirse manualmente al sistema del cliente si es necesario.


Artículos No Identificados
Datos maestros
Los datos maestros contienen toda la información importante sobre artículos y grupos de productos. Además, se pueden almacenar ubicaciones de almacenamiento, que se ponen a disposición junto con los datos maestros de los artículos durante el inventario. Si es necesario, los datos maestros pueden ajustarse según sea necesario.


Datos maestros
Exportar
Una vez finalizado el inventario, los datos de inventario se pueden transferir fácilmente a su sistema corporativo mediante la exportación de archivos. Puede elegir entre diferentes formatos de archivo como XLS/XLSX, CSV, TXT y otros.


Exportar
Artículos en Múltiples Ubicaciones de Almacenamiento
Los artículos que se encuentran distribuidos en varias ubicaciones de almacenamiento en una sucursal se enumeran con el número y la descripción del artículo. Además, se muestra el número de ubicaciones de almacenamiento y la posición respectiva por ubicación de almacenamiento.


Artículos en Múltiples Ubicaciones de Almacenamiento

¿Alquilar o Comprar Escáneres para la Toma de Inventario?


En COSYS disfrutará de la máxima flexibilidad: tiene la opción de alquilar o comprar escáneres de inventario. La opción de alquiler es especialmente ventajosa si su necesidad de hardware adicional aumenta solo una vez al año. COSYS pone a su disposición una amplia flota de alquiler con más de 4000 dispositivos prácticamente nuevos. Si el uso de los dispositivos de alquiler le convence o si necesita hardware adicional para la captura de datos móvil a largo plazo, tiene la posibilidad de adquirirlos en cualquier momento. Se beneficiará de costes de inversión favorables, ya que también se ofrecen dispositivos usados en excelentes condiciones. COSYS se asegura de que todos los dispositivos sean limpiados y mantenidos a fondo antes del inventario. Además, se equipan con el software más reciente para que nada se interponga en un flujo de trabajo fluido. Si un dispositivo se daña durante la toma de inventario, puede confiar en el fiable servicio de reparación de COSYS. Si es necesario, recibirá un dispositivo de reemplazo a corto plazo para que el inventario pueda continuar sin interrupciones.




PREGUNTAS FRECUENTES



La aplicación de inventario COSYS es una herramienta móvil para realizar inventarios en librerías de forma rápida y eficiente. Ayuda a registrar con precisión las existencias del almacén, optimizar el inventario y evitar pérdidas económicas debido a faltantes o excesos de existencias.

El WebDesk permite la creación de informes precisos que muestran de forma transparente las tendencias de existencias, las desviaciones y las posibles cantidades de pedido.

Sí, los datos de inventario pueden exportarse en varios formatos e importarse directamente al sistema de gestión de almacén (SGA) de la librería.

Verifique si el código de barras es legible. Si no lo es, el artículo puede introducirse manualmente o buscarse en una base de datos.

Sí, la aplicación permite la distinción por números ISBN para registrar correctamente diferentes ediciones o versiones de un libro.

La aplicación soporta códigos de barras comunes como ISBN (Número Internacional Normalizado del Libro), códigos EAN, así como otras identificaciones estándar de la industria para libros y otras mercancías.

¿Desea realizar su toma de inventario de forma digital y eficiente?

¡Permítanos asesorarle ahora!


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